6.2 Externe Kommunikation
6.2.1. Kunden/innenorientierung
Die Katholische Aktion beteiligt sich am gegenwärtigen kirchlichen und gesellschaftlichen Geschehen und hat die Aufgabe, die Freuden, Hoffnungen aber auch die Trauer und Ängste der Menschen wahrzunehmen.
Daraus werden die Initiativen und Projekte abgeleitet. Je nach Grad der Bindung sind folgende Kunden/innengruppen definiert worden:
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Kunden/innengruppen Zielgruppen |
Definition |
Standards in der Kommunikation und Information |
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Mitglieder |
Treffen sich in Gemeinschaft und tun mit; aus ihnen bildet sich die Funktionärsebene; die Mitglieder leisten einen finanziellen und/oder ideellen Mitgliedsbeitrag |
Zeitung; Einladungen zu Veranstaltungen, Spendenzahlscheine |
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Mitarbeiter/innen
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In den verschiedenen Bereichen/Teilorganisationen aus dieser Personengruppe bildet sich die Funktionärsebene |
Zeitung, schriftliche Zusend-ungen und mindestens ein persönlicher Kontakt (Telefon, Gespräch oder Veranstaltung--en) pro Jahr Evidenzhaltung von Mitarbeiter /innen: 3 Jahre (nach 3 Jahren kommt er/sie in die Gruppe Interessent/in) |
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Teilnehmer/innen |
Beteiligen sich punktuell und nehmen unsere Bildungs-angebote und Veranstaltungen an; die Teilnehmer/innen leisten einen finanziellen Beitrag |
Zeitung und schriftliche Zusendungen
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Klient/innen |
Leistungsempfänger/innen bestimmter Dienstleistungen (Beratung, Psychotherapie, Mediation …) mit Betonung auf Mündigkeit der Klientin / des Klienten |
Internetvernetzung mit BM, Land, Stadt, LSR, ARGE Öst., Diözese Onlineberatung Folder in öffentlichen Einricht-ungen (Schulen, Bezirks-hauptmannschaften, Bezirks-gerichten …), Arztpraxen und Empfehlung aus persönlicher Erfahrung einer Klientin / eines Klienten |
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Spender/innen |
Fördern bestimmte Aktivitäten, die Förderung erfolgt durch einen konkreten zweckgebund-enen finanziellen Beitrag
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Schriftliche Zusendung, Spender/innenformation und Dankschreiben (einmal pro Jahr)Auswertung der Spenden-freudigkeit je nach Thema, Evidenzhaltung ein Jahr |
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Interessent/innen |
Sie sind am Geschehen der Organisation interessiert, leisten einen ideellen Beitrag. Eine Förderung der KA durch einen finanziellen Beitrag ist möglich (Spende, Mitgliedsbeitrag)
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Schriftliche Zusendungen (Einladungen), Jahresprogramm |
Spielregeln und Kriterien der Katholischen Aktion in Bezug auf Kunden/innenorientierung:
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Anfragen werden (an Werktagen) innerhalb von 48 h bearbeitet.
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Erreichbarkeit: 9.00 Uhr bis 16.00 Uhr und nach Vereinbarung (Büros, die nicht erreichbar sind, schalten Anrufbeantworter ein oder auf eine andere Nebenstelle um)
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Handys sind innerhalb der Dienstzeit einzuschalten
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Türschild und ein Leitsystem im Gebäude erleichtert das Auffinden
Datenschutzbestimmungen:
Die Datenschutzbestimmungen der Diözese (siehe Broschüre Handbuch Datenschutz in der Katholischen Kirche https://konkret.graz-seckau.at/dl/rnnpJmoJkONJqx4KJKJmMJmMMk/Handbuch_Datenschutz_in_der_Katholischen_Kirche.pdf) sind in der Kath. Aktion in ihrem vollen Umfang gültig. Ansprechpartnerin für das Thema Datenschutz in der Diözese Graz-Seckau ist Mag.a Marianne Obrietan.
6.2.2. Einholen von Kunden/innenerwartungen/ Kunden/innenzufriedenheit/Katholische Aktion
1. Zweck/Zielsetzung
In dieser Verfahrensanweisung wird beschrieben wie die Kunden/innenerwartungen von momentanen und zukünftigen Kunden/innen der Katholischen Aktion erhoben werden, um die Kunden/innenzufriedenheit zu gewährleisten.
2. Geltungsbereich
Katholische Aktion gesamt für alle hauptberuflich Beschäftigten
3. Definition oder Begriffe
Erläuterungen von speziellen Begriffen und Abkürzungen
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Abkürzung |
Erläuterung |
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GS |
Generalsekretär/in |
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HA |
Hauptamtliche |
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KA |
Katholische Aktion |
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MA |
Mitarbeiterin/Mitarbeiter |
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VA |
Verfahrensanweisung |
4. Verantwortung
Generalsekretär/in und Teilorganisation Leiter/in im jeweiligen Verantwortungsbereich
5. Ablauf und Verantwortung
Instrumente, die dazu verwendet werden, sind:
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Statistische Auswertungen
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Trendbetrachtung
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Programm Planungssitzung (einmal pro Jahr)
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Evaluierungsbögen (standardisiertes Evaluierungsblatt)
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Organisator/innenbefragung
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Externe Analysen
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Männerstudie
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Studie ÖIF
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Medienanalysen
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Umfeldanalyse (ev. Standard in der Diözese)
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Konkurrenzanalyse
Kennzahl:
Ein bis zwei Instrumente über die gesamte Katholische Aktion hinweg zu verwenden
Ehrenamtlichenbefragung alle drei Jahre
6.2.3. Corporate Design
Unter Corporate Design (CD) versteht man die Regeln, mit denen visuelle Elemente eingesetzt werden, um den Auftritt eines Unternehmens unverwechselbar zu gestalten. Dazu gehören: Logo, Typographie sowie die grundsätzliche Gestaltung aller Drucksorten und Werbemittel.
Die in diesem Handbuch festgelegten Gestaltungsrichtlinien erfordern, dass sie konsequent und entsprechend den Vorgaben verwendet werden. Ziel ist ein eindeutiges Wiedererkennen und Zuordnen von Botschaften und Informationen. Entsprechend sollen Publikationen der Diözese bzw. diözesaner Einrichtungen in Print und Web das Logo verwenden.
Für die Katholische Aktion gelten die CD-Regeln der Diözese – siehe CD Vorgaben: Logos: https://konkret.graz-seckau.at/intranet/nha/service/kommunikationneu/logos
CD-Handbuch: https://konkret.graz-seckau.at/intranet/nha/service/kommunikationneu/corporatedesign
Verwendung von Logos in der Katholischen Aktion:
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Das Teilorganisationslogo ist immer mit dem KA-Logo (KA-Dreieck) zu führen
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Nur wenn das allgemeine KA-Logo mit mehreren Teilorganisations-Logos zusammen in Verwendung ist, kann das Teilorganisationslogo ohne dem KA-Logo (KA-Dreieck) verwendet werden.
Visitenkarten:
Katholische Aktion - Teilorganisation bzw. Referat
Website
Für die Website der einzelnen TOs gelten folgende Vorgaben:
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Für die Menüleiste gilt die Leitfarbe der KA (grün)
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Das KA-Dreieck wird zu jedem Logo dazugesetzt (Kombilogo),
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wird als erster Punkt in der Menüleiste das KA-Logo platziert, das direkt mit der KA-Homepage verlinkt ist.
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Es wird in der Impressum-Leiste ganz unten die Katholische Aktion Steiermark als letzter Link gesetzt (etwas abgesetzt, damit man den Link gut sieht).
(siehe Screenshot)
6. Änderungshinweis
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Änderung |
Datum |
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zur Zeit nicht belegt |
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7. Dokumentation
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8. Anlagen
9. Mitgeltende Unterlagen